Współpraca kluczem do rozwoju międzynarodowych konferencji naukowych

W przestrzeni Wesoła Immersive 30 marca 2026 roku odbyło się spotkanie w ramach inicjatywy Kraków Network 2.0, której celem jest budowanie trwałej współpracy pomiędzy środowiskiem akademickim, administracją publiczną oraz branżą spotkań i wydarzeń biznesowych. Wydarzenie zgromadziło przedstawicieli uczelni wyższych, instytucji naukowo-badawczych, samorządu oraz sektora MICE, tworząc forum wymiany doświadczeń, wiedzy
i dobrych praktyk związanych z organizacją międzynarodowych konferencji naukowych.

Wspólna strategia dla Krakowa

Organizatorem spotkania było Kraków Convention Bureau działające w strukturach Wydziału ds. Turystyki Urzędu Miasta Krakowa. Realizowana przez biuro inicjatywa Kraków Network 2.0 zakłada integrację środowisk zaangażowanych w rozwój przemysłu spotkań oraz budowanie silnej sieci współpracy, która przełoży się na zwiększenie liczby prestiżowych wydarzeń naukowych i biznesowych organizowanych w stolicy Małopolski.

Uczestników powitały dr Bogna Halska-Pionka, Pełnomocnik Prezydenta Miasta Krakowa ds. współpracy ze środowiskiem naukowo-akademickim oraz Natalia Kulec-Greń, Dyrektor Wydziału ds. Turystyki Urzędu Miasta Krakowa. W wystąpieniach podkreślono znaczenie współpracy międzysektorowej dla dalszego umacniania pozycji Krakowa jako jednego z najważniejszych ośrodków konferencyjnych Europy Środkowo-Wschodniej. Pełnomocnik Halska-Pionka zaznaczyła, że ważnym kierunkiem działań jest integracja i uporządkowanie dostępnych informacji oraz narzędzi ułatwiających współpracę między środowiskami. Ma to ograniczyć rozproszenie inicjatyw i zwiększyć dostępność informacji dla studentów, badaczy, naukowców i partnerów zewnętrznych. Jednocześnie zwraca uwagę na potrzebę rozwijania mechanizmów wsparcia, takich jak think tanki i zespoły eksperckie, które będą podnosić jakość organizowanych wydarzeń oraz wzmacniać ich wymiar międzynarodowy. Szczególną rolę przypisano konferencjom i wydarzeniom naukowym, które powinny stać się integralnym elementem projektów badawczych – jako przestrzeń wymiany wiedzy, prezentacji wyników badań oraz budowania partnerstw międzynarodowych. Zarysowane kierunki wpisują się w długofalową strategię budowania marki Krakowa jako metropolii innowacji i wiedzy, zdolnej do przyciągania talentów, inwestorów i partnerów z całego świata.

Międzynarodowe konferencje jako impuls dla nauki i gospodarki

Centralnym punktem programu była dyskusja poświęcona możliwościom zwiększenia liczby konferencji o randze międzynarodowej organizowanych przez uczelnie i instytucje naukowo-badawcze. Znaczenie tego zagadnienia wykracza daleko poza samą organizację wydarzeń. Międzynarodowe kongresy i konferencje są bowiem narzędziem wspierającym umiędzynarodowienie polskiej nauki, rozwój współpracy badawczej, transfer wiedzy oraz budowanie rozpoznawalności ośrodków akademickich na świecie. Jednocześnie generują wymierne korzyści ekonomiczne dla miasta, wpływając na rozwój sektora usług, hotelarstwa, gastronomii i transportu.

Uczestnicy spotkania mogli zapoznać się z dostępnymi instrumentami wsparcia finansowego i organizacyjnego. Program „Wektory Nauki” przedstawiła Agnieszka Wierzbicka, Zastępca Dyrektora Departamentu Programów Naukowych i Inwestycji w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Natomiast praktyczne aspekty przygotowania wydarzeń naukowych omówiła dr Katarzyna Janik-Domagała z Kraków Convention Bureau (KCB). Działania KCB obejmują kompleksowe wsparcie organizatorów na każdym etapie procesu – od identyfikacji i pozyskania wydarzenia, przez przygotowanie ofert i organizację wizyt studyjnych, aż po pomoc w realizacji i promocji konferencji. Biuro wspiera także dobór partnerów, rekomenduje lokalnych dostawców oraz pomaga w działaniach promocyjnych skierowanych do uczestników i decydentów

Eksperci o skutecznych sposobach pozyskiwania wydarzeń

Cenną perspektywę branżową zapewnili przedstawiciele instytucji od lat zaangażowanych w rozwój rynku spotkań:

• Aneta Książek  – Dyrektor Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej,
• Anna Jędrocha – Wiceprezes Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce,
• Szymon Melerski – MICE Manager Polskie Linie Lotnicze „LOT”,
• Jakub Rosły – Kierownik Łódź Convention Bureau.

Eksperci zwracali uwagę, że sukces w pozyskiwaniu międzynarodowych konferencji zależy dziś nie tylko od infrastruktury czy atrakcyjności destynacji. Coraz większą rolę odgrywają profesjonalne działania promocyjne, wsparcie instytucjonalne, dostępność komunikacyjna oraz zaangażowanie samych środowisk naukowych, które często są inicjatorami i ambasadorami wydarzeń odbywających się w swoich miastach.

Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej (PCB POT) rozwija kompleksowy system wsparcia dla sektora spotkań i wydarzeń biznesowych, obejmujący zarówno działania promocyjne, jak i wsparcie operacyjne przy pozyskiwaniu międzynarodowych konferencji i kongresów.  PCB POT, działające od 2002 roku w strukturach POT, pełni kluczową rolę w promocji Polski jako konkurencyjnej destynacji dla wydarzeń biznesowych, współpracując z branżą MICE oraz środowiskiem naukowym, m.in. poprzez Program Ambasadorów Kongresów Polskich. Obecnie wsparcie realizowane jest w ramach dwóch głównych mechanizmów. Pierwszy to Narodowy Program Wsparcia dla Przemysłu Spotkań, realizowany wspólnie z PLL LOT, który zapewnia m.in. pokrycie kosztów biletów lotniczych dla kluczowych uczestników procesu pozyskiwania wydarzeń – na etapie aplikacji (bidding) lub wizyt studyjnych. Drugi filar stanowi Promocyjny Program Wsparcia Spotkań i Wydarzeń, uruchomiony w 2025 roku. Program zakłada zakup przez POT pakietów promocyjnych od organizatorów wydarzeń w zamian za działania promujące Polskę na arenie międzynarodowej. Budżet programu wynosił 200 tys. zł w 2025 roku i wzrósł do 240 tys. zł w roku 2026. Wsparcie obejmuje m.in. finansowanie wizyt studyjnych, prezentacji ofert za granicą, materiałów promocyjnych czy udziału prelegentów. Jednocześnie program adresowany jest do wydarzeń spełniających określone kryteria – m.in. minimum 100–150 uczestników zagranicznych oraz co najmniej dwudniowy czas trwania. Efekty działań są już widoczne. Dzięki wsparciu PCB POT do Polski pozyskano lub potwierdzono organizację licznych wydarzeń międzynarodowych, takich jak 25. Europejski Kongres Medycyny Fizykalnej i Rehabilitacyjnej (ESPRM) w 2026 roku w Krakowie (1200 uczestników).

PCB POT koncentruje się na zwiększaniu dostępności wydarzeń poprzez wprowadzenie Low Sensory Show Room (LSSR) – mobilnych stref wyciszenia dla uczestników wydarzeń. Są one projektowane tak, aby wspierać osoby wrażliwe sensorycznie, umożliwiając im regenerację i komfortowy udział w wydarzeniach. Inicjatywa wpisuje się w szerszy trend inkluzywności w branży spotkań i ma na celu poprawę jakości doświadczeń wszystkich uczestników, a nie tylko osób neuroatypowych.  Dodatkowo PCB POT jest liderem wiedzy w zakresie neuroinkluzji w branży spotkań w Polsce, aktywnie wdrażając te rozwiązania na wydarzeniach krajowych i międzynarodowych.

Program Ambasadorów Kongresów Polskich (AKP), realizowany od 1998 roku przez Polską Organizację Turystyczną oraz Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce, od blisko trzech dekad skutecznie wspiera promocję Polski jako atrakcyjnej destynacji dla międzynarodowych wydarzeń naukowych, biznesowych i branżowych. Inicjatywa koncentruje się na aktywnym pozyskiwaniu kongresów i konferencji o znaczeniu globalnym, wykorzystując potencjał polskiej nauki oraz rozwinięty rynek spotkań. Jej fundamentem jest współpraca środowisk akademickich, biznesowych i samorządowych, tworząca synergię między kapitałem intelektualnym a organizacyjnym. W ciągu 27 lat działalności program uhonorował 366 ambasadorów – przedstawicieli nauki, biznesu i sportu, wspieranych przez dziewięć instytucji partnerskich. Działania AKP mają także silny wymiar regionalny – funkcjonuje siedem Klubów Ambasadora, m.in. w Krakowie, Warszawie, Poznaniu czy na Śląsku. Uczestnictwo w programie przynosi ambasadorom prestiż i międzynarodowe uznanie, jednocześnie wzmacniając rozpoznawalność polskich ośrodków naukowych. Program oferuje również dostęp do sieci kontaktów oraz profesjonalne wsparcie merytoryczne i logistyczne, obejmujące m.in. przygotowanie ofert (bid booków), organizację wizyt studyjnych oraz działania promocyjne za granicą. Istotnym elementem programu jest także rozwój nowoczesnych standardów organizacji wydarzeń. AKP promuje rozwiązania zgodne z ideą zrównoważonego rozwoju (ESG), wykorzystanie nowych technologii – w tym sztucznej inteligencji i form hybrydowych – oraz zwiększanie dostępności wydarzeń dla różnych grup uczestników. „Pozyskiwanie międzynarodowych wydarzeń to proces ciągły, w którym kluczową rolę odgrywa kapitał intelektualny kraju” – podkreślają organizatorzy programu, zapraszając kolejne osoby do współpracy i zgłaszania kandydatur na ambasadorów.

Polskie Linie Lotnicze LOT zaprezentowały program wsparcia wydarzeń międzynarodowych „LOT International Events”, który ma na celu ułatwienie organizacji konferencji i kongresów o globalnym zasięgu. Inicjatywa skierowana jest m.in. do uczelni oraz instytucji naukowych, wspierając ich w zwiększaniu międzynarodowej frekwencji oraz dostępności komunikacyjnej wydarzeń. Program obejmuje szeroki zakres wydarzeń – od konferencji i sympozjów, przez targi i kongresy, po wydarzenia kulturalne – zapewniając uczestnikom preferencyjne warunki podróży, w tym zniżki na bilety lotnicze oraz elastyczność w planowaniu pobytu. Jak podkreślono podczas spotkania, współpraca z przewoźnikiem lotniczym może realnie wpływać na skalę i rangę wydarzenia. Uczestnicy zyskują wygodny dostęp do rozbudowanej siatki połączeń obejmującej Europę, Amerykę Północną i Azję, a organizatorzy – wsparcie logistyczne oraz możliwość wykorzystania marki LOT jako oficjalnego przewoźnika wydarzenia.

Łódź rozwija systemowe wsparcie dla organizatorów wydarzeń biznesowych poprzez program „Łódź Meeting Fund”, którego celem jest przyciąganie do miasta konferencji i spotkań o znaczeniu krajowym i międzynarodowym. Inicjatywa skierowana jest do szerokiego grona organizatorów – firm, instytucji oraz podmiotów gospodarczych – spełniających określone kryteria formalne. Program obejmuje dofinansowanie wydarzeń odbywających się w latach 2026–2027, które gromadzą co najmniej 100 uczestników, trwają minimum dwa dni i generują realny ruch turystyczny, m.in. poprzez obowiązek noclegu większości uczestników w Łodzi.  Wsparcie finansowe uzależnione jest od skali wydarzenia oraz spełnienia określonych warunków jakościowych. Wprowadzono dwie kategorie dofinansowania, w tym wyższą dla projektów realizowanych zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju. Maksymalne kwoty wsparcia sięgają ponad 100 tys. zł, co stanowi istotny impuls dla organizatorów planujących większe kongresy i konferencje. Dofinansowanie może być przeznaczone m.in. na wynajem przestrzeni, usługi techniczne i cateringowe, pod warunkiem współpracy z lokalnymi podmiotami oraz odpowiedniego udokumentowania kosztów. Jednocześnie program promuje wykorzystanie infrastruktury miejskiej i współpracę z Łódzką Organizacją Turystyczną. Istotnym elementem inicjatywy jest także komponent promocyjny – organizatorzy zobowiązani są do aktywnego włączania w wydarzenia działań promujących miasto, co sprzyja budowaniu jego wizerunku jako atrakcyjnej destynacji dla turystyki biznesowej

Zaprezentowane rozwiązania wpisują się w szerszy trend wzmacniania umiędzynarodowienia nauki i gospodarki, oferując praktyczne narzędzia wspierające organizatorów w przyciąganiu zagranicznych uczestników oraz podnoszeniu prestiżu wydarzeń realizowanych w Polsce.

Wyzwania organizacyjne i dobre praktyki

Panel dyskusyjny został poświęcony wyzwaniom stojącym przed organizatorami konferencji naukowych. W debacie udział wzięły:

• dr Anna Wiktor – Kierownik Działu Koordynatorów Dyscyplin w Narodowym Centrum Nauki,
• Anna Jędrocha – Wiceprezes Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce,
• Anna Inglot – CEO Coti Conference,
• Elżbieta Jagłowska – Sekcja ds. konferencji, Centrum Promocji i Współpracy Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Rozmowę przeprowadził Rafał Romanowski, redaktor naczelny magazynu „The Re”.

Dyskusja koncentrowała się wokół kluczowych zagadnień związanych z organizacją wydarzeń naukowych, takich jak pozyskiwanie finansowania i grantów, współpraca pomiędzy uczelniami a branżą MICE, a także rola profesjonalnych organizatorów kongresów w budowaniu międzynarodowego zasięgu wydarzeń. Paneliści również omówili zachodzące zmiany w projektowaniu konferencji naukowych, a także co warto ulepszyć, by zwiększać frekwencje wydarzeń. Uczestnicy debaty podkreślali, że skuteczna organizacja konferencji wymaga dziś interdyscyplinarnego podejścia, łączącego kompetencje naukowe, logistyczne, marketingowe i komunikacyjne. Coraz większego znaczenia nabierają również kwestie zrównoważonego rozwoju, cyfryzacji wydarzeń oraz tworzenia atrakcyjnych doświadczeń dla uczestników z całego świata.

Networking, który przekłada się na konkretne projekty

Jednym z punktów spotkania była możliwość bezpośrednich rozmów i budowania relacji pomiędzy przedstawicielami różnych sektorów. Uczestnicy mieli okazję spotkać się z rekomendowanymi profesjonalnymi organizatorami kongresów (PCO), organizatorami podróży motywacyjnych (DMC) oraz przedstawicielami obiektów konferencyjnych i targowych.

Takie kontakty stanowią często pierwszy krok do realizacji wspólnych przedsięwzięć, aplikowania o międzynarodowe wydarzenia oraz budowania partnerstw wzmacniających pozycję Krakowa na globalnym rynku spotkań.

Wesoła Immersive – nowa przestrzeń dla wydarzeń przyszłości

Spotkanie odbyło się w wyjątkowej przestrzeni Wesoła Immersive, będącej przykładem nowoczesnego podejścia do organizacji wydarzeń. Obiekt powstał w rewitalizowanej dzielnicy Wesoła i łączy nowoczesne technologie, sztukę oraz doświadczenia immersyjne, odpowiadając na rosnące oczekiwania organizatorów i uczestników konferencji.

Po zakończeniu części merytorycznej uczestnicy mieli możliwość zwiedzenia przestrzeni i poznania jej potencjału w kontekście organizacji kongresów, konferencji oraz wydarzeń kulturalnych. To kolejny przykład inwestycji, które wzmacniają konkurencyjność Krakowa na rynku międzynarodowych wydarzeń.