Promocyjny Program Wsparcia dla Spotkań i Wydarzeń (PPWdSW)

W dniu 15 lutego 2025 roku rusza Promocyjny Program Wsparcia dla Spotkań i Wydarzeń (PPWdSW), którego inicjatorem i koordynatorem jest Poland Convention Bureau - Biuro Spotkań i Wydarzeń Polskiej Organizacji Turystycznej (PCB POT). Celem POT jest wdrożenie cyklicznego programu promocji Polski na okoliczność pozyskiwania i organizacji wydarzeń o charakterze promocyjnym realizowanych przez podmioty zewnętrzne.

Promocyjny Program Wsparcia dla Spotkań i Wydarzeń (PPWdSW) stanowi narzędzie dla Programu Rekomendacji Profesjonalnych Organizatorów Kongresów, Programu Rekomendacji Profesjonalnych Organizatorów Podróży Motywacyjnych oraz Programu Ambasadorów Kongresów Polskich, których funkcjonowanie określają odrębne regulaminy. 

Celem Programu jest udzielenie przez PCB POT wsparcia profesjonalnym organizatorom spotkań i wydarzeń, Ambasadorom Kongresów Polskich oraz innym podmiotom, które aktywnie uczestniczą w procesie pozyskania do Polski międzynarodowych spotkań i wydarzeń biznesowych o charakterze kulturalnym, naukowym, politycznym, sportowym czy biznesowym.

Promocyjny Program Wsparcia dla Spotkań i Wydarzeń to drugi program, po Narodowym Programie Wsparcia dla Przemysłu Spotkań, wdrożony na początku 2025 roku.

"Promocyjny Program Wsparcia dla Spotkań i Wydarzeń to program, którego celem jest wparcie naszej branży w aktywnym pozyskiwaniu spotkań i wydarzeń do Polski. To program pilotażowy, uwzględniający zarówno potrzeby branży, jak i zasoby merytoryczne oraz procedury regulujące gospodarkę finansową POT. Mamy nadzieję, iż wsparte przedsięwzięcia promocyjne przyczynią się do zwiększenia liczby międzynarodowych wydarzeń organizowanych w Polsce, wzmocnią pozycję naszego kraju jako atrakcyjnej destynacji dla spotkań biznesowych oraz pobudzą rozwój lokalnej gospodarki poprzez wzrost przyjazdowego ruchu turystycznego. Liczymy, że dzięki temu programowi uda się nie tylko skuteczniej konkurować o kluczowe wydarzenia, ale także zacieśnić współpracę z partnerami branżowymi i samorządami, tworząc stabilne fundamenty dla dalszego rozwoju sektora spotkań i wydarzeń w Polsce" - powiedziała Aneta Książek, kierowniczka Poland Convention Bureau - Biura Spotkań i Wydarzeń Polskiej Organizacji Turystycznej.

 

Promocyjny Program Wsparcia dla Przemysłu Spotkań w praktyce

Prawo aplikowania do Promocyjnego Programu Wsparcia dla Przemysłu Spotkań mają:

• Ambasadorowie Kongresów Polskich,
• Kapituła Programu Ambasadorów Kongresów Polskich,
• Polska Organizacja Turystyczna,
• Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce,
• Przedstawiciele Lokalnych Klubów Ambasadorów Kongresów,
• miejskie i regionalne Convention Bureaux,
• organizatorzy Kongresów rekomendowani w programie Poland Convention Bureau POT
• pozostali organizatorzy wydarzeń biznesowych, wspierani w aplikacji przez miejskie lub regionalne Convention Bureau. W tym przypadku, zgłoszenie wymaga rekomendacji lokalnego Convention Bureau,
• obiekty kongresowe, wspierane w aplikacji przez miejskie lub regionalne Convention Bureau. W tym przypadku, zgłoszenie ze strony obiektu wymaga rekomendacji lokalnego Convention.

Okoliczności związane z pozyskaniem spotkania lub wydarzenia, na które może być przyznany Promocyjny Pakiet:

• Prezentacja BIDów (ofert) w siedzibie Event Ownera, Organizatora lub na Wydarzeniu, gdzie odbywa się finalna prezentacja potencjalnych miast gospodarzy,
• Wizyta studyjna/wizyta inspekcyjna w Polsce dla przedstawicieli Organizatora (m.in. PCO, event agency) lub Event Ownera (stowarzyszenie, korporacja, inne),
• Materiały promocyjne online i offline (druki, banery i filmy) oraz pamiątki z Polski dla gości VIP,
• Wynajem i montaż stoisk promocyjnych mających na celu promocje miasta – gospodarza na poprzedzającym wydarzeniu zagranicznym,
• Działania PR w internecie: produkcja treści promocyjnych i reklam,
• Zaproszenie do Polski ważnego prelegenta (eksperta) na wydarzenie,
• Działania wpływające na zmniejszenie śladu węglowego wydarzenia.

Do Promocyjnego Programu Wsparcia Spotkań i Wydarzeń mogą być zgłaszane przedsięwzięcia promocyjne, których efektem ma być pozyskanie:

• Spotkania/wydarzenia o charakterze międzynarodowym, z udziałem min. 100 zagranicznych uczestników (pakiet 1) oraz powyżej 150 zagranicznych uczestników (pakiet 2),
• Spotkania/wydarzenia nie krótszego aniżeli 2 dni (min. 1 noc),
• Spotkania w formułach: konferencje, kongresy, targi, warsztaty, spotkania z elementami incentive travel i inne spotkania biznesowe o charakterze cyklicznym, których historia sięga minimum 2 edycji lub wydarzenia firmowego o charakterze integracyjnym, szkoleniowym, motywacyjnym lub poznawczym dla pracowników, dystrybutorów lub zaproszonych gości,
• Spotkania/wydarzenia na co najmniej 45 dni do dnia rozpoczęcia realizacji,
• Spotkania/wydarzenia w fazie pozyskiwania tzw. bidding stage, kiedy Polska jest na tzw. short liście max. 5 destynacji,
• Inne spotkania/wydarzenia, których Organizator wyraża wolę współpracy z POT w celu promowania Polski jako miejsca, w którym odbywa się spotkanie/wydarzenie lub rozważa merytoryczny udział POT w przygotowaniu programu spotkania/wydarzenia.

Proces weryfikacji zgłoszenia do Promocyjnego Programu Wsparcia Spotkań i Wydarzeń jest następujący:

• Przedsięwzięcia promocyjne zgłoszone do programu są sprawdzane pod względem merytorycznym, wizerunkowym oraz finansowym przez PCB POT.
• Decyzję o promocji Polski podczas danego przedsięwzięcia oraz o wysokości środków finansowych przeznaczonych na ten cel (tj. na zakup pakietu 1 lub 2 ), każdorazowo podejmuje POT na podstawie informacji przedstawionej w zgłoszeniu oraz zasobów budżetowych POT, sygnowanych na ten cel w danym roku kalendarzowym.
• Wartość pakietu za zrealizowane działania promocyjne jest uzależniona od charakteru spotkania/wydarzenia oraz zasięgu przedsięwzięcia, tj.
• Pakiet 1 – do 12 000 PLN brutto
• Pakiet 2 – do 24 000 PLN brutto
• Decyzja POT jest ostateczna i nie podlega procedurze odwoławczej.
• Oferty niespełniające wymogów podlegają odrzuceniu.
• Wniosek zostanie rozpatrzony w terminie 21 dni od daty jego wpłynięcia do POT.
• W przypadku podjęcia przez POT decyzji o zakupie pakietu podczas wskazanego przedsięwzięcia promocyjnego, POT zawiera z Wnioskodawcą umowę określającą zasady współpracy.

Promocyjny Program Wsparcia Spotkań i Wydarzeń zostaje wprowadzony od dnia 15 lutego 2025 roku. Nabory do Promocyjnego Programu Wsparcia Spotkań i Wydarzeń będą przeprowadzane raz na kwartał, aż do wyczerpania zasobów budżetowych POT sygnowanych na ten cel w danym roku kalendarzowym.

Zgłoszenie do Programu następuje drogą elektroniczną na adres polandcb@pot.gov.pl. W odpowiedzi na zgłoszenie Wnioskujący otrzyma formularze, który należy wypełnić i odesłać.

Dokumenty do pobrania: 

• Regulamin Promocyjnego Programu Wsparcia dla Spotkan i Wydarzeń PPWdSW 2025 - PDF
• 1-wzor-formularz-oferty-2025 - PDF
• 2-wzor-sprawozdania-i-odbioru-prac-ppwdsw-2025 - PDF
• 3-wzor-umowy-ppwdsw-2025 - PDF
• 4-wzor-oswiadczenie-podatek-VAT-2025 -PDF 

Dodatkowych informacji na temat Promocyjnego Programu Wsparcia Spotkań i Wydarzeń (PPWdSW) udziela Aneta Książek, kierowniczka Poland Convention Bureau.