O Nas rozwiń menu
Serwis używa plików cookies zgodnie z polityką prywatności pozostając w serwisie akceptują Państwo te warunki

Association News - Krytyczne spojrzenie na proces przetargowy (RFP) stowarzyszeń.

Raport wydany przez Conferli.com w lipcu tego roku opiera się na wynikach przeprowadzonej ankiety, dyskusji z międzynarodowymi stowarzyszeniami i dwóch sesjach okrągłego stołu UIA. Badanie przeprowadzono w celu uzyskania jasnego zrozumienia procesu przetargowego, dotyczącego wyboru destynacji na konferencje organizowane przez stowarzyszenia.  

Fot. ASSOCIATIONS NEWS

Ankieta została wysłana do bazy danych stowarzyszeń Conferli, Boardroom, UIA (Union of International Assocations) i ESAE (European Society of Association Executives). Czterdzieści dziewięć stowarzyszeń odpowiedziało na pytania w niej zawarte. Oprócz badania, w dniu 12 kwietnia 2022r. odbyło się spotkanie Zoom, gdzie przeprowadzono dyskusję na temat procesów przetargowych z 10 międzynarodowymi stowarzyszeniami. Ponadto, Conferli zorganizowało 2 sesje okrągłego stołu w UIA w Brukseli 20 maja 2022 r., w których udział wzięło około 35 stowarzyszeń. Badanie rynku jest kombinacją tych trzech źródeł.

W raporcie wymieniono różne określenia dotyczące procesu przetargowego stowarzyszeń i jak wygląda sama procedura stosowana przez rozmaite organizacje, gdyż nie ma jednej nomenklatury obowiązującej na świecie, a także procesy decyzyjne dotyczące wyboru miejsca na kongresy różnią się.

55% respondentów twierdzi, że proces podejmowania decyzji o wyborze miejsca na kongres zmienił się w pandemii.  Czynniki, które uległy zmianie to:

  • możliwości technologiczne i ich cena są teraz brane pod uwagę
  • elastyczność dotycząca kontraktu jest koniecznością
  • zdrowie i przepisy dotyczące bezpieczeństwa odgrywają bardzo ważną rolę
  • wdrożona ocena ryzyka
  • zwiększone znaczenie partnerstwa i silne zaangażowanie destynacji kandydującej.

Z ankiet wynika, że obecnie najważniejsze kryteria dotyczące wyboru destynacji to:

  • odległość do międzynarodowego lotniska
  • koszt dla organizowanie imprezy
  • koszt dla delegata
  • szeroki wybór hoteli
  • dostępny lokalny członek.

Czasy się zmieniły i pojawiły się inne wymagania niż tylko logistyka eventów i dostępność. Zrównoważony rozwój, dziedzictwo/pozytywny wpływ eventów czy DEI (Diversity, Equality, Inclusion) są teraz brane pod uwagę, ale nadal nie mają tak dużego znaczenia  jak dostępność i koszty. W 35% przypadków zrównoważony rozwój odgrywa rolę podczas przetargu, ale nie jest to decydujący czynnik, natomiast legacy (dziedzictwo) ma niewielkie znaczenie w podejmowaniu decyzji.

Conferli.com to platforma łącząca organizatorów konferencji z miastami, krajami i obiektami. Raport jest do pobrania bezpłatnie z ich strony.

Autor: Anna Górska, Doradca Zarządu Symposium Cracoviense, Członek Zarządu ICCA International Congress and Convention Association

 

pokaż metkę
Autor: Anna Górska
Osoba publikująca: Małgorzata Rajwa
Podmiot publikujący: Biuro Kongresów
Data publikacji: 2022-09-21
Data aktualizacji: 2022-09-21
Powrót

Zobacz także

Znajdź