Association News - Krytyczne spojrzenie na proces przetargowy (RFP) stowarzyszeń.
Raport wydany przez Conferli.com w lipcu tego roku opiera się na wynikach przeprowadzonej ankiety, dyskusji z międzynarodowymi stowarzyszeniami i dwóch sesjach okrągłego stołu UIA. Badanie przeprowadzono w celu uzyskania jasnego zrozumienia procesu przetargowego, dotyczącego wyboru destynacji na konferencje organizowane przez stowarzyszenia.
Ankieta została wysłana do bazy danych stowarzyszeń Conferli, Boardroom, UIA (Union of International Assocations) i ESAE (European Society of Association Executives). Czterdzieści dziewięć stowarzyszeń odpowiedziało na pytania w niej zawarte. Oprócz badania, w dniu 12 kwietnia 2022r. odbyło się spotkanie Zoom, gdzie przeprowadzono dyskusję na temat procesów przetargowych z 10 międzynarodowymi stowarzyszeniami. Ponadto, Conferli zorganizowało 2 sesje okrągłego stołu w UIA w Brukseli 20 maja 2022 r., w których udział wzięło około 35 stowarzyszeń. Badanie rynku jest kombinacją tych trzech źródeł.
W raporcie wymieniono różne określenia dotyczące procesu przetargowego stowarzyszeń i jak wygląda sama procedura stosowana przez rozmaite organizacje, gdyż nie ma jednej nomenklatury obowiązującej na świecie, a także procesy decyzyjne dotyczące wyboru miejsca na kongresy różnią się.
55% respondentów twierdzi, że proces podejmowania decyzji o wyborze miejsca na kongres zmienił się w pandemii. Czynniki, które uległy zmianie to:
- możliwości technologiczne i ich cena są teraz brane pod uwagę
- elastyczność dotycząca kontraktu jest koniecznością
- zdrowie i przepisy dotyczące bezpieczeństwa odgrywają bardzo ważną rolę
- wdrożona ocena ryzyka
- zwiększone znaczenie partnerstwa i silne zaangażowanie destynacji kandydującej.
Z ankiet wynika, że obecnie najważniejsze kryteria dotyczące wyboru destynacji to:
- odległość do międzynarodowego lotniska
- koszt dla organizowanie imprezy
- koszt dla delegata
- szeroki wybór hoteli
- dostępny lokalny członek.
Czasy się zmieniły i pojawiły się inne wymagania niż tylko logistyka eventów i dostępność. Zrównoważony rozwój, dziedzictwo/pozytywny wpływ eventów czy DEI (Diversity, Equality, Inclusion) są teraz brane pod uwagę, ale nadal nie mają tak dużego znaczenia jak dostępność i koszty. W 35% przypadków zrównoważony rozwój odgrywa rolę podczas przetargu, ale nie jest to decydujący czynnik, natomiast legacy (dziedzictwo) ma niewielkie znaczenie w podejmowaniu decyzji.
Conferli.com to platforma łącząca organizatorów konferencji z miastami, krajami i obiektami. Raport jest do pobrania bezpłatnie z ich strony.
Autor: Anna Górska, Doradca Zarządu Symposium Cracoviense, Członek Zarządu ICCA International Congress and Convention Association
