Rekomendacje dotyczące zrównoważonej organizacji wydarzeń miejskich

Jakich wydarzeń dotyczą rekomendacje?

Zarządzenie odnosi się do wydarzeń organizowanych lub współorganizowanych przez Gminę Miejską Kraków, których przewidywana liczba uczestników wynosi co najmniej 50 osób i które mają charakter krajowy lub międzynarodowy.

Zakres dokumentu obejmuje m.in.:

• wydarzenia biznesowe i naukowe, w tym konferencje, kongresy, fora, sympozja, targi, warsztaty i szkolenia;
• wydarzenia kulturalne;
• wydarzenia sportowe, w tym e-sport i e-gaming;
• wydarzenia rozrywkowe i rekreacyjne;
• wydarzenia charytatywne, społeczne, obywatelskie i rządowe.

Rekomendacje są skierowane do komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Krakowa oraz miejskich jednostek organizacyjnych. Powinny być uwzględniane na wszystkich najważniejszych etapach przygotowania wydarzenia: podczas planowania, tworzenia zapisów umownych, realizacji oraz podsumowania przedsięwzięcia.

Najważniejsze obszary rekomendacji

Szczegółowe zasady zostały opisane w załączniku nr 1 do zarządzenia. Ich celem jest ograniczanie wpływu wydarzeń na środowisko, wspieranie dostępności i inkluzywności oraz zwiększanie wartości wydarzeń dla lokalnych społeczności. Rekomendacje odwołują się również do celów zrównoważonego rozwoju ONZ.

Planowanie mierzalnych celów

Organizatorom rekomenduje się określenie już na etapie planowania konkretnych celów związanych m.in. z:

• ograniczeniem emisji CO₂;
• redukcją ilości odpadów;
• zmniejszeniem zużycia zasobów;
• promowaniem lokalności i dostępności.

Cele powinny być możliwe do zmierzenia, np. poprzez rezygnację z materiałów drukowanych lub wyeliminowanie plastiku jednorazowego użytku.

Miejsce wydarzenia i noclegi

Przy wyborze miejsca wydarzenia zaleca się zwracanie uwagi na dostępność transportu publicznego, dostosowanie obiektu do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, stosowanie rozwiązań energooszczędnych, segregację odpadów oraz współpracę z lokalnymi dostawcami.

W przypadku zakwaterowania uczestników rekomendowane są obiekty położone blisko miejsca wydarzenia, posiadające certyfikaty lub wdrożone strategie z obszaru zrównoważonego rozwoju i ESG.

Transport

Dokument wskazuje na potrzebę promowania kolei, komunikacji zbiorowej, ruchu pieszego i rowerowego. Transport publiczny powinien być przedstawiany uczestnikom jako podstawowa opcja dojazdu. W miarę możliwości rekomenduje się również ograniczanie transferów autokarowych oraz korzystanie z grupowych biletów konferencyjnych komunikacji miejskiej.

Catering

Rekomendacje dotyczą także ograniczania marnowania żywności, odpowiedniego planowania liczby porcji oraz zagospodarowywania nadwyżek. Co najmniej 50 proc. posiłków powinny stanowić propozycje wegetariańskie lub wegańskie, a opcje roślinne zaleca się traktować jako domyślne.

Preferowane są produkty lokalne i sezonowe, naczynia wielorazowe oraz dostęp do wody pitnej z kranu.

Odpady i zasada 5R

W zakresie gospodarowania odpadami dokument odwołuje się do zasady 5R: odmawiaj, używaj ponownie, ograniczaj, kompostuj oraz przetwarzaj i segreguj. Organizator powinien zapewnić odpowiednio oznakowane kosze do segregacji oraz przeszkolić personel i wolontariuszy.

Rekomenduje się także ograniczenie materiałów drukowanych i gadżetów promocyjnych oraz stosowanie elementów wielokrotnego użytku lub wykonanych z materiałów pochodzących z recyklingu.

Dostępność, DEI i dobrostan uczestników

Organizacja wydarzeń powinna uwzględniać zasady różnorodności, równego traktowania i inkluzywności. Wydarzenia powinny być dostępne architektonicznie, komunikacyjnie i cyfrowo, a w komunikacji z uczestnikami zaleca się stosowanie języka inkluzywnego.

Dokument zwraca również uwagę na komfort uczestników, w tym odpowiednie przerwy, strefy odpoczynku i wyciszenia, możliwość korzystania z terenów zielonych oraz przygotowanie organizatora na ryzyka pogodowe, takie jak upały lub intensywne opady.

Komunikacja i raportowanie

Informacje o działaniach związanych ze zrównoważonym rozwojem powinny być przekazywane uczestnikom w sposób rzetelny i transparentny. Po zakończeniu wydarzenia rekomendowane jest zebranie danych dotyczących realizacji przyjętych celów oraz udokumentowanie rozwiązań, które mogą zostać wykorzystane podczas kolejnych wydarzeń.

Trzy załączniki do zarządzenia

Załącznik nr 1 – rekomendacje dla organizatorów

Pierwszy załącznik jest właściwym katalogiem rekomendacji. Obejmuje dziewięć obszarów: cele zrównoważonego rozwoju, miejsce wydarzenia, noclegi, transport, catering, gospodarowanie odpadami, DEI, komfort i dobrostan uczestników oraz edukację, komunikację i raportowanie.

Dokument może być wykorzystywany jako lista zagadnień do uwzględnienia podczas przygotowywania wydarzenia i współpracy z obiektami, wykonawcami, firmami cateringowymi oraz innymi dostawcami.

Załącznik nr 2 – wzór rocznego sprawozdania

Drugi załącznik ma formę tabeli służącej do przekazywania rocznych informacji o zrealizowanych wydarzeniach i zastosowanych rozwiązaniach. Formularz przewiduje podanie podstawowych danych dotyczących wydarzenia – jego nazwy, terminu, miejsca i liczby uczestników – oraz wykazanie działań w obszarach takich jak miejsce wydarzenia, noclegi, transport, catering, odpady, DEI, dobrostan uczestników, komunikacja i raportowanie.

Komórki organizacyjne UMK i miejskie jednostki organizacyjne zostały zobowiązane do przekazywania informacji za poprzedni rok kalendarzowy do Biura Kongresów / Kraków Convention Bureau w terminie do 31 stycznia.

Załącznik nr 3 – katalog dobrych praktyk MINEV

Trzecim załącznikiem jest katalog przygotowany w ramach projektu MINEV – Waste Minimization in Large Events, realizowanego w programie Interreg Europe. Projekt koncentruje się na minimalizowaniu ilości odpadów powstających podczas dużych wydarzeń oraz na wymianie doświadczeń pomiędzy europejskimi administracjami lokalnymi i regionalnymi.

Publikacja przedstawia 23 historie sukcesu pogrupowane w cztery kategorie:

• ramy regulacyjne i zielone zamówienia publiczne;
• duże wydarzenia sportowe, religijne i podróżnicze;
• minimalizacja odpadów podczas wydarzeń kulturalnych;
• minimalizacja odpadów podczas wydarzeń biznesowych, naukowych, plenerowych i edukacyjnych.

Wśród opisanych rozwiązań znajdują się m.in. wydarzenia bez materiałów jednorazowego użytku, zielone zamówienia publiczne, obliczanie śladu węglowego, kubki wielokrotnego użytku czy kompleksowe systemy zarządzania odpadami. Katalog uwzględnia również przykłady z Krakowa: „Maraton w dobrym klimacie” oraz ponowne wykorzystanie i naprawę figur smoków wykorzystywanych podczas Wielkiej Parady Smoków.

Uzupełnienie standardów obowiązujących od 2026 roku

Nowe rekomendacje uzupełniają rozwiązania wprowadzone wcześniej w 2026 roku. W Krakowie funkcjonuje również „Księga standardów wydarzeń plenerowych”, która porządkuje estetyczne, techniczne i organizacyjne zasady realizacji wydarzeń w przestrzeni publicznej.

Księga określa m.in. zasady identyfikacji wizualnej, stosowania oznakowania i reklam, aranżacji targów i kiermaszów, organizacji imprez sportowych, budowy scen oraz przygotowania wystaw plenerowych. Jej celem jest ograniczenie chaosu wizualnego oraz ochrona krajobrazu kulturowego miasta.

Oba dokumenty mają odmienny, ale uzupełniający się zakres. Księga standardów koncentruje się przede wszystkim na sposobie organizacji wydarzeń plenerowych i ich wpisaniu w przestrzeń Krakowa. Zarządzenie nr 1469/2026 obejmuje natomiast szerszy katalog wydarzeń miejskich i wskazuje rozwiązania dotyczące środowiska, transportu, cateringu, dostępności, dobrostanu oraz raportowania.